Poniżej omówione zostaną nowe obowiązki i uprawnienia rady nadzorczej w spółkach kapitałowych.
Obowiązek sporządzania sprawozdania rady nadzorczej
Nowelizacja wprowadza obowiązek po stronie rady nadzorczej spółki kapitałowej polegający na corocznego dokonywania oceny (i) sprawozdań finansowych oraz (ii) sprawozdań z działalności zarządu spółki za ostatni rok obrotowy. Badana ma być zgodność ww. dokumentów z księgami rachunkowymi, pozostałą dokumentacją spółki oraz stanem faktycznym. Wprowadzono również obowiązek oceny przez radę nadzorczą wniosków zarządu dotyczących podziału zysku albo pokrycia straty za dany rok obrotowy. Oceny dokonane przez radę nadzorczą będą przedstawiane w pisemnym sprawozdaniu z działalności rady nadzorczej sporządzanym, co najmniej raz do roku.
W przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością wdrożone przepisy nie określają, jak dokładnie ma wyglądać sprawozdanie z działalności rady nadzorczej, w przeciwieństwie do spółek akcyjnych.
Rada nadzorcza będzie miała prawo do żądania informacji i dokumentów o stanie spółki
Nowelizacja wprowadza nowe uprawnienie po stronie rady nadzorczej, zgodnie z którym rada nadzorcza będzie miała prawo do:
- badania wszystkich dokumentów spółki,
- żądania sporządzenia lub przekazania wszelkich informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień dotyczących spółki, m. in. w odniesieniu do działalności spółki lub majątku spółki. Na żądanie rady nadzorczej do udzielenia informacji zobowiązany będzie zarząd spółki, powołani prokurenci, jak również osoby zatrudnione w spółce na podstawie umowy o pracę, a także osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych o ile wykonują na rzecz spółki swoje czynności w sposób regularny. Obowiązek ten będzie dotyczył również spółek zależnych i spółek powiązanych.
Na żądanie rady nadzorczej podmiot zobowiązany będzie miał obowiązek przekazania żądanych informacji lub dokumentów, a także wyjaśnień niezwłocznie, nie później niż w terminie dwóch tygodni od dnia, w którym rada nadzorcza zgłosiła swoje żądanie, chyba, że wyznaczony został termin dłuższy do ich przedstawienia.
Wprowadzona została kara grzywny przewidziana w przypadku m.in. braku przekazania żądanych dokumentów, informacji, nieudzielenia wyjaśnień. Karą grzywny karane jest również przekazanie informacji sprzecznych ze stanem faktycznym.
Zmiany w zakresie posiedzeń rady nadzorczej
Nowelizacja przewiduje poszerzenie zakresu kompetencji przewodniczącego rady nadzorczej. To po stronie przewodniczącego przewidziany jest obowiązek zwoływania posiedzeń rady nadzorczej oraz organizowanie prac rady nadzorczej. Zarówno umowa spółki, jak również statut nie mogą ograniczać uprawnień członków rady nadzorczej.
Nowelizacja wprowadziła również zmiany w sposobie zwoływania posiedzeń rady nadzorczej. Nowe regulacje przewidują, że rada nadzorcza będzie zwoływana na dwa sposoby. Po pierwsze członkowie rady nadzorczej będą otrzymywali zaproszenie, które muszą posiadać konkretne elementy. Po drugie będzie istniała możliwość zwołania rady nadzorczej bez wysyłania zaproszeń, pod warunkiem, że wszyscy członkowie rady nadzorczej wyrażą na to zgodę, jak również nie zgłoszą swojego sprzeciwu dotyczącego wniesienia do porządku obrad konkretnych punktów.
Istnieje również możliwość podjęcia przez Radę Nadzorczą uchwał nieobjętych porządkiem obrad. Takie uchwały będą ważne o ile nie zostanie zgłoszony sprzeciw członków rady nadzorczej, oraz w umowie spółki lub statucie nie wyłączono takiej możliwości.
Nowelizacja przewiduje również obowiązek sporządzania protokołu z posiedzeń rady nadzorczej. W tym zakresie wprowadzone zostały obowiązki tożsame jak dotychczasowe obowiązki dot. uchwał zarządu spółki. Protokół z takiego posiedzenia musi zostać podpisany co najmniej przez przewodniczącego lub zarządzającego głosowanie, o ile umowa spółki lub statut nie nakładają w tym zakresie dodatkowych wymagań.
Co do zasady rada nadzorcza podejmuje uchwały bezwzględną większością głosów w głosowaniu jawnym, o ile umowa spółki lub statut nie przewidują innych form podejmowania uchwał.
W ocenie ustawodawcy posiedzenia rady nadzorczej powinny być zwoływane stosownie do zaistnienia okoliczności usprawiedliwiających zwołanie posiedzeń, nie rzadziej niż raz na kwartał.
Inne zmiany wprowadzone nowelizacją
W świetle nowych przepisów rada nadzorcza spółki będzie miała możliwość utworzenia stałych lub doraźnych komitetów rady nadzorczej. Ich utworzenie uzależnione jest od podjęcia przez radę nadzorczą stosownej uchwały. Powołany komitet ma za zadanie nadzorowanie konkretnych obszarów działalności spółki. Warto zaznaczyć, że pomimo powołania komitetu, członkowie rady nadzorczej w dalszym ciągu są odpowiedzialni za sprawowanie nadzoru, również w zakresie kompetencji komitetu.
Po nowelizacji radzie nadzorczej będzie przysługiwało uprawnienie do podjęcia uchwały w przedmiocie poddania badaniu konkretnej sprawy dot. działalności spółki przez doradcę rady nadzorczej. Taki doradca będzie mógł przygotowywać analizy na zlecenie rady nadzorczej, jak również opinie. Należy podkreślić, że rada nadzorcza samodzielnie zawiera umowę z doradcą rady nadzorczej, wobec czego zarząd nie jest władny, aby zablokować wykonanie pracy doradcy rady nadzorczej. Takiemu doradcy przysługują takie same prawa jak radzie nadzorczej w odniesieniu do korzystania dokumentów spółki, dostępu do informacji, jak również żądania wyjaśnień.
Posiedzenia rady nadzorczej z udziałem kluczowego biegłego rewidenta
Nowelizacja wprowadziła wymóg, aby w posiedzeniach rady nadzorczej, którego przedmiotem jest ocena sprawozdania finansowego spółki, sprawozdania zarządu oraz wniosków dotyczących podziału zysku lub pokrycia straty, a także sporządzenie sprawozdania rady nadzorczej, udział brał kluczowy biegły rewident lub inny przedstawiciel firmy audytorskiej. Obowiązek ten dotyczy spółek kapitałowych, których sprawozdanie finansowe podlega badaniu przez biegłego rewidenta na mocy ustawowy.
Spółka akcyjna – obowiązki informacyjne po nowelizacji
Ustawodawca wprowadził nowy obowiązek po stronie zarządu spółki akcyjnej, zgodnie z którym zarząd spółki akcyjnej jest zobowiązany do informowania rady nadzorczej o określonych kwestiach dot. spółki, spółek zależnych oraz spółek powiązanych. Obowiązek ten istnieje bez względu na to czy zarząd spółki akcyjnej zostanie wezwany przez radę nadzorczą do przedstawienia informacji. Zarząd powinien informować radę nadzorczą spółki akcyjnej m.in. o podjętych uchwałach, stanie majątkowym spółki, jak również o postępach w realizacji postawionych spółce celów rozwojowych.
Nowelizacja przewiduje również wymóg uzyskania zgody rady nadzorczej w przypadku zawarcia transakcji przez spółkę akcyjną z jej spółką dominującą, zależną lub powiązaną, o ile wartość wszystkich transakcji z tą spółką w ciągu roku obrotowego przekracza próg 10% aktywów spółki liczonych w oparciu o ostatnio zatwierdzone sprawozdanie finansowe spółki. Statut spółki może przewidywać odmienne uregulowanie przedmiotowej kwestii. Przed wyrażeniem zgody przez radę nadzorczą spółki zarząd jest zobowiązany do udzielenia radzie nadzorczej kluczowych informacji dotyczących transakcji tj. m.in. podstawowych informacji o stronach transakcji, charakterze powiązań spółki z pozostałymi uczestnikami transakcji, przedmiocie transakcji z uwzględnieniem jej wartości oraz wyjaśnienie, dlaczego z punktu widzenia spółki transakcja jest korzystna. Powyższe nie ma zastosowania do spółek, których akcje są dopuszczone do obrotu na rynku regulowanym oraz spółek należących do grup spółek.
Autor: Maksymilian Kulczycki
Autor jest absolwentem Akademii Leona Koźmińskiego na kierunku Prawo oraz Finanse i Rachunkowość. Od 2022 r. związany z Russel Bedford Poland. W 2018 roku ukończył aplikację adwokacką w Okręgowej Radzie Adwokackiej w Warszawie. W 2019 roku uzyskał pozytywny wynik z egzaminu adwokackiego. Przedmiotem jego zainteresowań zawodowych jest prawo spółek handlowych, w szczególności fuzje i przejęcia, przekształcenia, jak również prawo podatkowe, w szczególności podatek dochodowy od osób prawnych.
