Terminy
Na dzień 5 sierpnia 2025 r., KSeF jest fakultatywny. Wprowadzanie go jako obowiązkowego dla przedsiębiorców jest podzielony na fazy:
- od dnia 1 lutego 2026 r. gdy wartość sprzedaży w 2024 r. przekroczyła kwoty 200 mln zł (brutto),
- od 1 kwietnia 2026 r. gdy wartość sprzedaży w 2024 r. nie przekroczyła kwoty 200 mln zł (brutto), chyba że ich miesięczna wartość sprzedaży jest mniejsza niż 10 000 zł miesięcznie oraz pojedyncza faktura jest niższa niż 450 zł ("wykluczeni cyfrowo"),
- od 1 stycznia 2027 r. obowiązek obejmie wszystkich przedsiębiorców bez wyjątku.
Sankcje
Na wstępie należy uspokoić osoby zaniepokojone sankcjami, gdyż organy podatkowe publicznie deklarują łagodne podejście.
Sankcje za niewystawianie faktur poprzez KSeF będą nakładane od 1 stycznia 2027 r.
Kto wbrew obowiązkowi nie wystawił faktury ustrukturyzowanej albo przy braku dostępu do KSeF wystawił fakturę niezgodną z udostępnionym wzorem albo po odzyskaniu dostępu w ustawowym terminie nie przesłał jej do KSeF, grozi kara pieniężna w wysokości do 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze. W wypadku, gdy na fakturze brak wykazanego podatku kara pieniężna wyniesie do 18,7% kwoty należności ogółem wykazanej na takiej fakturze.
Sankcje będą uznaniowe, tzn. organ może, ale nie musi ją wymierzać. Organ może też wymierzyć sankcje niższą (wspomniane wartości procentowe są maksymalne). Uznaniowość kar należy rozumieć pozytywnie dla podatnika. Gdyby wymiar kary był obligatoryjny to za każde naruszenie każdy podatnik otrzymywałby sankcje. Ponieważ sankcje będą uznaniowe to przynajmniej część podatników może liczyć na niższą karę lub nawet jej brak. Organ ma brać pod uwagę okoliczności naruszenia prawa (zgodnie z Kodeksem Postępowania Administracyjnego).
W wypadku niedopełnienia obowiązków przez podatnika w zakresie objętym karą pieniężną, nie będzie wszczynane postępowanie w sprawach o przestępstwo lub wykroczenie skarbowe. Oznacza to jednak również, że w tym zakresie nie znajdzie zastosowania instytucja tzw. czynnego żalu.
Wpływ na biznes dla zarządu
KSeF będzie przechowywał faktury przez 10 lat - przedsiębiorstwa nie będą już więc musiały tego robić same, co redukuje koszty i ryzyko utraty danych. Łatwiejsze wykrywanie oszustw, gdyż wszyscy w KSeF są zweryfikowani. Łatwiejsza zmiana biura księgowego z uwagi na łatwość przekazania (dostępu do) faktur. Szybsze wykrywanie błędów w fakturach, a więc i szybsze rozwiązanie zatorów płatniczych. Możliwość wdrożenia analityki i raportowania w czasie rzeczywistym wskaźników finansowych, wyliczanych pośrednio na podstawie faktur.
Zmiany dla księgowych
Faktury korygujące będą wystawiane szybciej, ponieważ nie są już potrzebne noty korygujące (nie istnieją w KSeF). Anulowanie faktury będzie polegało na wystawieniu faktury korygującej "in minus" do zera. W obrocie będą obie faktury (pierwotna i korygująca), jest to stan prawidłowy.
Pozytywną zmianą jest też fakt, iż przedsiębiorcy i księgowi nie będą się musieli martwić przechowywaniem faktur, gdyż ten ciężar bierze na siebie organ odpowiedzialny za KSeF.
Autor: Konrad Zdrojewski
