Rozliczenia wynagrodzeń i należności przy przekształceniu jednoosobowego przedsiębiorcy w spółkę kapitałową 

18 września 2018r. rząd przyjął projekt ustawy o Solidarnościowym Funduszu Wsparcia Osób Niepełnosprawnych, która zakłada, że zapłatą daniny solidarnościowej będą obciążeni najbogatsi obywatele, w tym w szczególności przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą. W takim wypadku być może warto rozważyć przekształcenie swojej działalności w spółkę kapitałową. Przekształcenie to pociąga za sobą wiele zmian, m.in. dotyczących rozliczenia pracowników.

O projekcie ustawy o Solidarnościowym Funduszu Wsparcia Osób Niepełnosprawnych pisaliśmy już na stronach Russell Bedford w artykule pt. „ Danina solidarnościowa impulsem do przekształcenia w spółkę ”.

Projekt ustawy zakłada, że przychodami Funduszu Wsparcia Osób Niepełnosprawnych będą:

• 1) obowiązkowe składki na Fundusz, których wysokość określi ustawa budżetowa, poborem składki będzie dokonywał ZUS łącznie ze składką na Fundusz Pracy,
• 2) danina solidarnościowa, o której mowa w rozdziale 6a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. tJ. z 2018 r. poz. 1509, 1540. I 552, 1629, 1669 i 1693),

1. odsetki od środków Funduszu pozostających na wyodrębnionych rachunkach bankowych, których obowiązek utworzenia wynika z obowiązujących przepisów lub umów, będących w dyspozycji kierownika jednostki organizacyjnej realizującej zadania finansowane ze środków Funduszu,
2. odsetki od wolnych środków finansowych przekazanych w zarządzanie ministrowi właściwemu do spraw finansów publicznych na warunkach określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 78g ustawy zdnia2T sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. tJ. z 2017 r. poz. 2077, z po1n. zm.2);
3. dodatkowa oplata, o której mowa w art. 24 ust. 1a ustawy z dnia 73 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. lJ . z 2017 r. poz. 1778, z po2n. zm.3);
4. inne przychody.

Obciążeni obowiązkiem zapłaty daniny solidarnościowej będą najbogatsi obywatele, w tym w szczególności przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, dlatego być może warto rozważyć przekształcenie swojej działalności w spółkę kapitałową. Proces tego rodzaju przekształcenia nie jest nadmiernie skomplikowany, ale wymaga przygotowania pod względem prawnym i faktycznym, tak, aby z chwilą przekształcenia (wpis spółki w rejestrze przedsiębiorców KRS) nowa spółka płynnie przejęła prowadzenie dotychczasowego biznesu

Jak wynika z powyższego, obciążeni obowiązkiem zapłaty daniny solidarnościowej będą najbogatsi obywatele, w tym w szczególności przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, dlatego być może warto rozważyć przekształcenie swojej działalności w spółkę kapitałową. Proces tego rodzaju przekształcenia nie jest nadmiernie skomplikowany, ale wymaga przygotowania pod względem prawnym i faktycznym, tak, aby z chwilą przekształcenia (wpis spółki w rejestrze przedsiębiorców KRS) nowa spółka płynnie przejęła prowadzenie dotychczasowego biznesu.

Należy pamiętać, że nowa przekształcona spółka uzyska własny numer NIP i stanie się odrębnym podatnikiem od dotychczasowego przedsiębiorcy jednoosobowego. Konieczne jest zatem uprzednie przeanalizowanie funkcjonowania przedsiębiorstwa, tak aby z chwilą przekształcenia nie zaistniały perturbacje w relacjach z kontrahentami oraz organami administracji publicznej.

W interpretacji indywidualnej z 14 września 2018r. numer 0111-KDIB2-1.4010.267.2018.2.AT Dyrektor KIS odniósł się do kwestii zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków z tytułu wynagrodzeń pracowników oraz należnych od tych wynagrodzeń składek właśnie w przypadku przekształcenia jednoosobowego przedsiębiorcy w spółkę kapitałową.

We wniosku o wydanie interpretacji wskazano, że wnioskodawca jest przedsiębiorcą prowadzącym jednoosobową działalność gospodarczą i zamierza przekształcić tą działalność w jednoosobową spółkę kapitałową w trybie art. 551 § 5 ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych.

Wnioskodawca w ramach prowadzonej jednoosobowej działalności gospodarczej zatrudnia pracowników na podstawie umowy o pracę, którym, zgodnie z postanowieniami regulaminu pracy i wynagrodzeń, wynagrodzenia wypłacane są do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który są należne.

Składki ZUS płatne są w miesiącu następującym po miesiącu, w którym wynagrodzenia są wypłacane, tj. w terminie do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wypłacane są wynagrodzenia. Na takich samych zasadach wynagrodzenia oraz składki ZUS będą wypłacane w przekształconej Spółce z o.o., która przejmie obowiązki pracodawcy.

Założono, że przekształcenie nastąpi w pierwszych dniach stycznia 2019r., zatem przekształcona spółka do 10 stycznia 2019r. wypłaci pracownikom wynagrodzenie za grudzień 2018r., oraz do 15 lutego 2019r. odprowadzi do ZUS należne składki związane z wynagrodzeniem wypłaconym za grudzień 2018r.

W związku z powyższym opisem stanu faktycznego zadano następujące pytania:

•

Czy wynagrodzenia należne za grudzień 2018 r. wypłacone w styczniu 2019 r. przez Spółkę z o.o., będą stanowiły koszty uzyskania przychodów dla Spółki z o.o., w styczniu 2019 r.?

•

Czy składki ZUS (w części finansowanej przez pracodawcę) od wynagrodzeń za grudzień 2018 r., wypłacone przez Spółkę z o.o. po dniu przekształcenia, będą stanowiły koszt uzyskania przychodów Spółki z o.o. w miesiącu ich poniesienia?

W odpowiedzi na powyższe pytania Organ zajął następujące stanowisko:

Ad. pytania nr 1:

W myśl art. 15 ust. 4g updop, należności z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 i 6 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r.

o podatku dochodowym od osób fizycznych, oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakład pracy stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony.

W przypadku uchybienia temu terminowi do należności tych stosuje się art. 16 ust. 1 pkt 57.

Wynagrodzenia pracowników zatrudnionych na umowę o pracę, stanowią koszty uzyskania przychodu w miesiącu, za które wynagrodzenia te są należne, jeżeli zostały wypłacone w terminie określonym w przepisach prawa pracy (w tym także w regulaminie wynagradzania) lub zawartej umowie.

Z zatem wynagrodzenia pracowników należne za miesiąc grudzień 2018 r. które zostaną wypłacone w terminie do 10 stycznia 2019 r. mogą stanowić koszt uzyskania przychodu miesiąca grudnia 2018 r., tj. za miesiąc za który będą należne. W konsekwencji nie mogą być one kosztem uzyskania przychodu Spółki, która jeszcze nie powstała.

Ad. pytania nr 2:

Stosownie natomiast do art. 15 ust. 4h updop, składki z tytułu należności, o których mowa w ust. 4g, określone w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w części finansowanej przez płatnika składek, składki na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, z zastrzeżeniem art. 16 ust. 1 pkt 40, stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który należności te są należne, pod warunkiem że składki zostaną opłacone:

• •
• z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu, za który są należne - w terminie wynikającym z odrębnych przepisów;
• •
• z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu następnym, w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony - nie później niż do 15 dnia tego miesiąca.

W przypadku uchybienia tym terminom do składek tych stosuje się art. 16 ust. 1 pkt 57a i ust. 7d.

Skoro zatem składki na ubezpieczenia społeczne (składki ZUS) związane z wynagrodzeniami za grudzień 2018 r., spółka zapłaci do 15 lutego 2019 r., na podstawie art. 15 ust. 4h pkt 2 w zw. z art. 16 ust. 1 pkt 57a updop, wówczas będą kosztem uzyskania przychodu spółki w momencie ich faktycznej zapłaty, a więc w miesiącu w którym Wnioskodawca nie będzie już funkcjonować jako osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, (będzie przekształcony w spółkę z o.o.)

Na marginesie powyższego, należy wskazać, że w przypadku przekształcenia trzeba dokonać w ZUS zmian ewidencyjnych w zakresie płatnika składek. Zdaniem ZUS należy wyrejestrować pracowników dotychczasowego jednoosobowego przedsiębiorcy i zarejestrować jako pracowników przekształconej spółki.

Autor:

Aleksandra Księżyk – radca prawny, Dyrektor Działu Prawnego w Warszawie Kancelarii Russell Bedford Dmowski i Wspólnicy Kancelaria Adwokacka sp. k.