W sprawach międzynarodowych wystąpić może konieczność przedłożenia dokumentów urzędowych wydanych przez polskie organy. W takiej sytuacji, aby dokument mógł być uznany za autentyczny, niezbędne jest pozyskanie klauzuli apostille.
Uzyskanie klauzuli (pieczęci) apostille normuje Konwencja znosząca wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych z 5 października 1961 r., tzw. konwencja haska.
Konwencja ma zastosowanie do dokumentów urzędowych, które zostały sporządzone na terytorium jednego z państw sygnatariuszy konwencji i które mają być przedłożone na terytorium innego umawiającego się państwa. Wykaz państw stron konwencji haskiej jest możliwy do zweryfikowania na stronie internetowej Ministerstwa Spraw Zagranicznych.
Konwencja przewiduje uproszczone procedury pozyskania legalizacji dokumentów urzędowych bez konieczności wszczynania procedury legalizacji w konsulacie.
Uzyskanie klauzuli apostille pozwala na przedłożenie dokumentu właściwym władzom, urzędom, organom, instytucjom innego państwa, które jest stroną konwencji haskiej.
Apostille jest wydawana na wniosek posiadacza dokumentu. Konwencja za dokumenty urzędowe uważa: dokumenty pochodzące od organu lub urzędnika sądowego, włączając w to dokumenty pochodzące od prokuratora, sekretarza sądowego lub urzędnika dokonującego doręczeń, dokumenty administracyjne, akty notarialne, urzędowe zaświadczenia umieszczane na dokumentach podpisanych przez osoby działające w charakterze prywatnym, takie jak: urzędowe zaświadczenia stwierdzające zarejestrowanie dokumentu lub fakt jego istnienia w określonej dacie oraz urzędowe i notarialne poświadczenia podpisów.
Wniosek o wydanie pieczęci apostille na dokumencie urzędowym składa się do Ministerstwa Spraw Zagranicznych za opłatą skarbową 60 zł (za każdy poświadczony dokument). Wniosek może być złożony także przez pełnomocnika.
Istotnym jest, iż niektóre dokumenty przed nadaniem apostille w MSZ mogą wymagać dodatkowego uwierzytelnienia, tak np.:
dokumenty notarialne i sądowe wymagają uprzedniego poświadczenia przez prezesa właściwego miejscowo sądu okręgowego (poświadczenie jest konieczne także wtedy, gdy dokument pochodzi z sądu okręgowego),
dyplomy uzyskania tytułu specjalisty, świadectw złożenia LEP/LDEP i LEK/LDEK, dokumentów wydanych przez organy samorządowe zawodów medycznych (np. izby lekarskie, izby pielęgniarek i położnych, izby aptekarskie) – dokument musi zostać wcześniej poświadczony przez Ministerstwo Zdrowia,
dyplomy mistrzowskie i świadectwa rzemieślnicze – dokument wymaga wcześniejszego poświadczenia przez Związek Rzemiosła Polskiego w Warszawie,
dokumenty handlowe, wymagają wcześniejszego poświadczenia przez Krajową Izbę Gospodarczą lub właściwą miejscowo regionalną izbę gospodarczą.
W przypadku niektórych dokumentów, wyjątkowo, apostille nadaje inny organ niż Ministerstwo Spraw Zagranicznych, i tak np.:
- dokumentom wydawanym w związku z przebiegiem lub ukończeniem studiów apostille nadaje Narodowa Agencja Wymiany Akademickiej,
- dokumentom wydawanym przez szkoły artystyczne apostille nadawana jest przez Ministerstwo Kultury, Dziedzictwa Narodowego i Sportu.
Zwrócić jednak należy uwagę, iż nie jest możliwe poświadczenie klauzulą apostille dokumentów elektronicznych (!), np. decyzji administracyjnych wydanych w formie elektronicznej z podpisem elektronicznym.
Należy uznać, iż w dobie galopującej cyfryzacji, w tym w szczególności w zakresie sądownictwa czy spraw administracyjnych, brak wprowadzenia przepisów umożliwiających pozyskanie apostille na dokumentach elektronicznych jest pewnego rodzaju absurdem prowadzącym do uniemożliwienia w skrajnych przypadkach załatwiania spraw obywatela za granicą.
To istotna luka prawna, która należy mieć nadzieję, zostanie przez ustawodawcę zauważona i zlikwidowana.