Zwrot kosztów za sprzęt do pracy zdalnej a zwolnienie z podatku dochodowego

1. Wprowadzenie

W dniu 1 lutego 2021 r. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wydał interpretację indywidualną¹ dotyczącą kwestii czy – w związku ze zleceniem pracownikom pracy zdalnej – można będzie, w przypadku zwrotu kosztów zakupu przez nich sprzętu niezbędnego do jej wykonywania w czasie pandemii COVID-19, zastosować zwolnienie podatkowe na gruncie przepisów ustawy
z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych² (dalej: u.p.d.o.f.). Działalność wnioskodawcy interpretacji, spółki z o.o., polega m.in. na przetwarzaniu danych, zarządzaniu stronami internetowymi, świadczeniu usług związanych z technologiami informatycznymi i komputerowymi.

Spółka, działając na podstawie art. 3 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych3 (dalej: uCOVID-19), wprowadziła tryb pracy zdalnej (zgodnej z systemem czasu pracy ujętym w umowie o pracę i z zastrzeżeniem, że może być ona wykonywana tylko na terytorium RP i w miejscu zgodnym z zasadami BHP i określonymi warunkami), a także – w połowie września 2020 r. – regulamin tejże pracy zdalnej, dotyczący tylko pracowników zatrudnionychw tym podmiocie na podstawie umów o pracę. W myśl tego regulaminu możliwe jest zrefundowanie pracownikom (nie przysługujące w okresie wypowiedzenia) nabytego przez nich sprzętu na wyposażenie stanowiska pracy, koniecznego dla realizacji przez nich firmowych obowiązków w formule pracy zdalnej. Kwota refundacji wynosi maksymalnie 800 zł brutto, a zatrudnieni mogą składać stosowne wnioski o zwrot kosztów na podstawie imiennej faktury lub imiennego paragonu (zaakceptowanych przez przełożonego), przy czym wymieniona kwota może być wykorzystana jednorazowo bądź podzielona na części. W regulaminie znalazł się również zapis, że kupiony sprzęt jest własnością pracownika i pozostanie jego własnością po zakończeniu stosunku pracy. Refundacją objęte zostały: krzesło, stół/biurko, podnóżek, uchwyt na dokumenty, apteczka, gaśnica proszkowa. Spółka poinformowała we wniosku, że przy spełnieniu powyższych wymogów zrefundowała części pracowników koszty nabytego przez sprzętu i będzie nadal dokonywać takiego zwrotu dla zatrudnionych osób.

Wnioskodawca zadał organowi podatkowemu pytanie: czy zwrot przez spółkę kosztów nabycia przez pracowników sprzętu do pracy zdalnej będzie korzystał ze zwolnienia podatkowego w myśl art. 21 ust. 1 pkt 13 u.p.d.o.f. i czy w związku z tym spółka jako płatnik powinna pobierać zaliczki na podatek dochodowy zgodnie z art. 31 u.p.d.o.f.?

2. Przesłanki zwolnienia podatkowego

W ocenie wnioskodawcy omawiany tu zwrot powinien być zwolniony z podatku dochodowego, zaś spółka nie będzie zobligowana do poboru zaliczek. Artykuł 21 ust. 1 pkt 13 u.p.d.o.f. stanowi, że zwolnione z podatku dochodowego są: ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność. Spółka zwróciła uwagę, że w przepisach uCOVID-19 jest mowa o tym, że praca zdalna może być polecona, jeśli zatrudniona osoba ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do jej wykonywania, a także pozwala na to rodzaj pracy.

W ustawie określa się, że pracownik może używać środków niezapewnionych przez pracodawcę pod warunkiem, że będzie to zgodne z poszanowaniem i ochroną informacji poufnych oraz innych tajemnic prawnie chronionych⁴.

Spółka wskazała też, że to pracodawca ma obowiązek zapewnić odpowiednie wyposażenie stanowiska pracy zdalnej, w tym np. dostarczyć taki niezbędny sprzęt jak komputer, monitor, skaner czy drukarka oraz stosowny warsztat pracy poprzez zaopatrzenie w biurko, krzesło, podnóżek, uchwyt na dokumenty. Zarazem „dopuszczenie używania przez pracownika środków niezapewnionych przez pracodawcę (…) uznać można za swego rodzaju współdziałanie z pracodawcą w celu należytego prowadzenia działalności poprzez prawidłowe wykonywanie obowiązków pracowniczych w trakcie pracy zdalnej”.

Wnioskodawca zwrócił również uwagę, że kwota wypłaconego ekwiwalentu korzysta ze zwolnienia podatkowego, jeśli spełnione są łącznie warunki: ekwiwalent musi być wypłacony w pieniądzu; kwota wypłaty powinna być ekwiwalentna do wartości za używanie sprzętu; narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika; narzędzia, materiały lub sprzęt, które należą do pracownika, muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy dla pracodawcy. Te cztery wymogi spełnia spółka, a zatem wg jej stanowiska zwrot kosztów poniesionych przez pracownika, związanych z zakupem sprzętu do pracy zdalnej stanowi przychód ze stosunku pracy, podlegający zwolnieniu podatkowemu na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 u.p.d.o.f., a spółka nie musi obliczać i pobierać zaliczek. Wnioskodawca przywołał w swojej argumentacji treść art. 12 ust. 1 u.p.d.o.f., w myśl którego za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń. a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

3. Ekwiwalent a przychody pracowników

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał w swojej interpretacji stanowisko wnioskodawcy za nieprawidłowe. Organ podatkowy stwierdził, że w przypadku zlecenia pracy zdalnej na podstawie przepisów uCOVID-19, w związku z art. 3 pkt 4 tej ustawy – który stanowi, że narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną tej pracy zapewnia pracodawca – po stronie pracownika, w świetle u.p.d.o.f. nie powstanie z tego tytułu przychód. Dyrektor KIS zwrócił też uwagę, że „bez znaczenia pozostaje sposób zapewnienia narzędzi i materiałów, tj. czy nastąpi w formie rzeczowej czy też poprzez wypłatę świadczenia za używanie własnych materiałów i narzędzi pracownika”. Dlatego też uznał, iż w przypadku pracowników wnioskodawcy, którzy pracę zdalną wykonują w związku z występowaniem zagrożenia epidemicznego, otrzymany zwrot kosztów zakupu niezbędnego do pracy sprzętu nie będzie skutkował powstaniem po ich stronie przychodów w rozumieniu u.p.d.o.f. W konsekwencji nie może mieć zastosowania przepis art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy. Równocześnie na Wnioskodawcy nie ciążą z tego tytułu obowiązki płatnika”.

____________________________

1 Sygn. 0115-KDIT1.4011.851.2020.1.KK.
2 Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, t.j. Dz.U. 2020 poz. 1426 z późn. zm.
3 Ustawa z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, Dz.U. 2020 poz. 374 i 567.
4 Art. 3, ust. 1-5 uCOVID-19.