Zgodnie z polskim kodeksem spółek handlowych spółka osobowa może zostać rozwiązana m.in. w wyniku podjęcia jednomyślnej uchwały wszystkich wspólników spółki.
Wówczas alternatywnie należy a) przeprowadzić postępowanie likwidacyjne takiej spółki (wybór likwidatorów, sporządzenie sprawozdania finansowego na dzień poprzedzający otwarcie likwidacji i bilansu otwarcia likwidacji, czynności likwidacyjne, sprawozdanie likwidacyjne, sprawozdanie z czynności likwidatorów i sprawozdanie na dzień zakończenia likwidacji) lub b) dokonać odpowiedniego wyboru innego sposobu zakończenia działalności spółki (np.
poprzez zaspokojenie wszystkich wymagalnych wierzytelności spółki, ustalenie zasad odpowiedzialności wspólników za inne zobowiązania po wykreśleniu spółki z rejestru oraz podział pozostałego majątku spółki pomiędzy wspólników).
Wspólnicy co do zasady mogą ustalić dowolny sposób zakończenia działalności spółki, jednakże sposób ten musi zostać dokładnie określony w protokole z posiedzenia wspólników, podczas którego podjęto uchwałę o rozwiązaniu spółki.
Niezależnie od wyboru wskazanych powyżej opcji a) lub b) przed wykreśleniem danej spółki osobowej z rejestru nie należy zapominać o złożeniu rocznego sprawozdania finansowego za ostatni rok obrotowy lub też zamiast tego odpowiedniego oświadczenia o braku obowiązku sporządzania i składania rocznego sprawozdania finansowego.
Niejednokrotnie, bowiem zdarza się, iż po wykreśleniu spółki osobowej z rejestru przedsiębiorców okazuje się, iż spółka ta zapomniała złożyć do Repozytorium Dokumentów Finansowych swojego sprawozdania finansowego za ostatni rok obrotowy.
Powstaje wówczas problem: 1) czy w takiej sytuacji nadal istnieje obowiązek złożenia takiego sprawozdania, 2) kto powinien dokonać takiego złożenia sprawozdania i je podpisać, 3) gdzie w jaki sposób złożyć takie sprawozdanie finansowe?
Odpowiedzi na powyższe pytania dostarcza odpowiednia wykładnia właściwych przepisów kodeksu spółek handlowych oraz ustawy o rachunkowości.
W przypadku, gdy dojdzie do wykreślenia danej spółki osobowej z rejestru przedsiębiorców, która nie złożyła przed tym momentem swojego sprawozdania finansowego za ostatni rok obrotowy wówczas nadal istnieje obowiązek złożenia takiego sprawozdania finansowego dotyczącego takiej wykreślonej spółki. Wynika to z art. 69 ustawy o rachunkowości, który nie wprowadza wyjątku od takiego obowiązku nawet w takiej sytuacji.
W związku z faktem, iż spółka została wykreślona z rejestru ergo utraciła ona swoją podmiotowość prawną (jej pyt prawny ustał), to wówczas sprawozdanie takie nie może zostać złożone przez „spółkę”, ani zostać podpisane przez przykładowo jednego wspólnika zgodnie z ustalonymi w dawnej spółce zasadami reprezentacji.
Za zobowiązania (obowiązki) spółki powstałe przed jej wykreśleniem i które nadal istniały po tym momencie solidarnie odpowiadają wspólnicy tej spółki (inne określenie zasad odpowiedzialności przez wspólników w uchwale o rozwiązaniu spółki nie ma tu znaczenia i ma jedynie charakter wewnętrzny – pomiędzy wspólnikami).
Do tego typu obowiązków zalicza się również ten wskazany powyżej – obowiązek złożenia zaległego sprawozdania finansowego.
Konkludując, to wszyscy byli wspólnicy, na których przeszedł wskazany obowiązek muszą podpisać i złożyć takie sprawozdanie finansowe (to oni wówczas pełnią funkcję kierownika jednostki, o którym wspomina ustawa o rachunkowości).
Odpowiedź na ostatnie pytanie jest trochę bardziej złożona. Generalnie sprawozdania finansowe przedkłada się elektronicznie do Repozytorium Dokumentów Finansowych, jednakże w przypadku spółki wykreślonej nie jest to możliwe, bowiem przedłożyć takie sprawozdanie finansowe danej spółki może tylko ta spółka, która już nie istnieje.
Przeto nie jest więc możliwe złożenie go do Repozytorium Dokumentów Finansowych. Wówczas należy złożyć takie sprawozdanie finansowe do akt rejestrowych KRS przy wykorzystaniu opcji - wniosek o przyjęcie dokumentów do akt rejestrowych, który powinien zostać podpisany przez wszystkich byłych wspólników wykreślonej spółki osobowej.