Jedną z podstawowych zasad prawa pracy jest obowiązek wykorzystywania urlopu wypoczynkowego w naturze – w postaci dni wolnych od pracy. Zastępowanie urlopu ekwiwalentem pieniężnym jest zabronione, z wyjątkiem sytuacji, gdy stosunek pracy ulega rozwiązaniu lub wygaśnięciu.
Zgodnie z art. 171 § 2 Kodeksu pracy w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, pracownikowi należy się ekwiwalent pieniężny. Pracodawca jest zobowiązany wypłacić ekwiwalent niezależnie od rodzaju umowy o pracę, długości zatrudnienia czy przyczyny zakończenia stosunku pracy. Nawet w przypadku wygaśnięcia umowy o pracę na okres próbny lub na czas określony, pracownik ma prawo do ekwiwalentu.
Ekwiwalent ten przysługuje zarówno za urlop bieżący, jak i zaległy, bez względu na sposób zakończenia stosunku pracy, jeśli urlop nie został wykorzystany w naturze w okresie wypowiedzenia. W przypadku urlopu bieżącego, pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny za urlop w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego u pracodawcy w roku, w którym nastąpiło rozwiązanie stosunku pracy.
Wysokość ekwiwalentu oblicza się na podstawie algorytmu opartego na średnim wynagrodzeniu za jedną godzinę pracy konkretnego pracownika w danym zakładzie w danym roku kalendarzowym. Chociaż jednostką miary długości urlopu wypoczynkowego jest jeden dzień, przy jego przyznawaniu przelicza się wymiar urlopu na godziny. Dlatego też metoda obliczania ekwiwalentu za niewykorzystany urlop dostosowana jest do ustalania jego wartości jako wielokrotności wynagrodzenia za godzinę pracy.
Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy powinien zostać wypłacony pracownikowi w dniu rozwiązania stosunku pracy. Prawo do ekwiwalentu staje się wymagalne z dniem rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Co istotne, ekwiwalent podlega ochronie na takich samych zasadach, jak wynagrodzenie za pracę. W przypadku niewypłacenia ekwiwalentu przez pracodawcę, pracownik ma prawo dochodzić swoich roszczeń przed sądem pracy.
Jest jednak jeden wyjątek, w którym pracodawca nie jest zobowiązany do wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, mimo ustania stosunku pracy. Dzieje się tak, gdy strony postanowią, że pracownik wykorzysta urlop w trakcie trwania kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy.