Zgodnie z ustawą o rachunkowości spółka z o.o. ma obowiązek co roku składać następujące dokumenty w KRS: roczne sprawozdanie finansowe, odpis uchwały o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty, oraz sprawozdanie z działalności.
Zarząd spółki z o.o. winien złożyć do KRS ww. dokumenty w terminie 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania finansowego.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, nie ma obecnie możliwości zgłoszenia dokumentów finansowych do KRS w wersji tradycyjnej (papierowej), ale wyłącznie drogą elektroniczną za pośrednictwem systemu teleinformatycznego Ministerstwa Sprawiedliwości.
W systemie tym, możliwe jest bezpłatne zgłoszenie sprawozdania finansowego wraz z pozostałymi dokumentami bezpośrednio do Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF). Zgodnie z Ustawą o Krajowym Rejestrze Sądowym z dnia 20 sierpnia 1997 r. (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz.
685), dla każdego podmiotu obowiązanego do składania dokumentów finansowych do Rejestru prowadzi się w systemie teleinformatycznym repozytorium dokumentów finansowych. Każdy zainteresowany ma prawo bezpłatnego przeglądania dokumentów finansowych udostępnionych w RDF za pośrednictwem ogólnodostępnych sieci teleinformatycznych tj.
pod adresem strony internetowe Ministerstwa Sprawiedliwości ekrs.ms.gov.pl/. Istnieje także możliwość złożenia dokumentów finansowych poprzez portal S24 (ekrs.ms.gov.pl/s24/), jednak takie zgłoszenie wymaga opłaty w wysokości 140 zł.
Jakie są konsekwencje niezłożenia sprawozdania finansowego?
niewykonanie obowiązku złożenia sprawozdania finansowego do KRS jest przestępstwem uregulowanym w art. 79 pkt 4 ustawy o rachunkowości, za które grozi kara grzywny albo kara ograniczenia wolności;
wobec osoby odpowiedzialnej za niezłożenie sprawozdania finansowego (członka zarządu spółki w przypadku sp. z o.o.) może być orzeczony środek karny zakazu zajmowania określonego stanowiska (funkcji członka zarządu);
sąd rejestrowy wszczyna z urzędu tzw. postępowanie przymuszające, wzywając na zasadzie art. 24 ustawy o Krajowym Rejestrze Sadowym pisemnie Spółkę do złożenia dokumentów w terminie 7 dni. Niewykonanie rzeczonego obowiązku w terminie otwiera możliwość orzeczenia przez sąd rejestrowy grzywny lub wszczęcie postępowania o rozwiązanie podmiotu wpisanego do rejestru bez prowadzenia postępowania likwidacyjnego.