1 października 2026 r. to będzie data, którą przedsiębiorcy zapamiętają na długo.
Trudno kwestionować korzyści wynikające z możliwości załatwiania spraw bez wizyty w urzędzie czy ograniczenia liczby dokumentów składanych przez przedsiębiorcę. Jednocześnie jednak każda forma elektronizacji, która z możliwości staje się obowiązkiem, wymaga spojrzenia również z perspektywy osób, dla których technologie cyfrowe nie są naturalnym środowiskiem prowadzenia biznesu.
W przypadku mikroprzedsiębiorców zasadne jest pytanie, czy państwo zapewnia wystarczająco skuteczne mechanizmy wsparcia dla osób, które z powodów kompetencyjnych lub organizacyjnych nie są przygotowane do pełnego przejścia na cyfrowy model kontaktu z administracją.
W takim przypadku cyfryzacja nie oznacza jedynie zmiany kanału komunikacji z urzędem. Oznacza również konieczność posiadania odpowiednich narzędzi, umiejętności oraz przede wszystkim świadomości prawnych konsekwencji korzystania z systemów elektronicznych.
Dla mikrofirmy oznacza to konieczność kontrolowania założonej skrzynki, za pośrednictwem której mogą pojawiać się informacje mające znaczenie prawne. Przy dużej liczbie obowiązków łatwo wyobrazić sobie sytuację, w której przedsiębiorca nie monitoruje jej z należytą częstotliwością. Ryzyko jest tym większe, że w przypadku korespondencji urzędowej nie chodzi wyłącznie o komfort organizacyjny, przeoczenie wiadomości może mieć konsekwencje związane z upływem określonych terminów.
Warto również zwrócić uwagę na aspekt bezpieczeństwa. Przeniesienie istotnej części komunikacji przedsiębiorcy z administracją do środowiska cyfrowego zwiększa znaczenie odpowiedniej ochrony kont, danych uwierzytelniających oraz urządzeń wykorzystywanych do obsługi firmy.
Dla dużego przedsiębiorstwa kwestie te są zazwyczaj elementem wewnętrznych procedur bezpieczeństwa i nie stanowią istotnej przeszkody. W jednoosobowej działalności gospodarczej często pozostają natomiast wyłącznie po stronie właściciela firmy.
Tym samym cyfryzacja może oznaczać dla najmniejszych przedsiębiorców również konieczność poniesienia dodatkowych kosztów organizacyjnych związanych ze zwiększeniem bezpieczeństwa cyfrowego.
Cyfrowe państwo może być państwem oczywiście przyjaznym przedsiębiorcom, ale pod warunkiem, że cyfryzacja pozostaje środkiem do uproszczenia procedur, a nie staje się dodatkową barierą w dostępie do administracji. W przypadku mikroprzedsiębiorców właśnie ta proporcja będzie jednym z najważniejszych sprawdzianów skuteczności reformy.
Żeby nie był jednak tak strasznie! Dobrą wiadomością będzie z pewnością to, że nie trzeba będzie już nerwowo biec na pocztę, aby przekonać się, kto i dlaczego wysłał do nas list polecony. Odbiór czy wysyłka korespondencji urzędowej będzie się odbywać w przerwie między pracą dla klienta a popołudniową kawą we własnym biurze czy domu. Jest to zapewne miła odmiana dla przedsiębiorców zawsze będących w tzw. nieodoczasie!