wtorek, 15 luty 2022 09:09

Jak wdrożyć nową technologię w kancelarii

Uczenie się czegoś nowego nigdy nie jest łatwe — zwłaszcza technologii. Jednak powstrzymywanie się od wdrażania nowej technologii w kancelarii utrudnia jej rozwój.

Raport 2021 Legal Trends Report (https://www.clio.com/resources/legal-trends/) dotyczący trendów prawnych z 2021 r. wykazał, że szerokie wykorzystanie dobrze wdrożonej technologii koreluje z sukcesem firmy. W rzeczywistości firmy te są o 37% bardziej skłonne do korzystania z rozwiązań płatności online, o 41% częściej do korzystania z portali klienckich, a o 46% częściej do rozwiązań do obsługi przyjmowania klientów i zarządzania relacjami z klientami (CRM). Narzędzia raportowania są również używane dwa razy częściej w rozwijających się firmach lub firmach, które odnotowały co najmniej 20% wzrost przychodów rok do roku. Sukces tych firm podkreśla znaczenie technologii na stale zacieśniającym się i wysoce konkurencyjnym rynku.

Teraz, gdy rozumiesz, jak ważne jest wdrażanie nowych technologii, prawdopodobnie zastanawiasz się, jaki jest najlepszy sposób na rozpoczęcie korzystania z technologii w Twojej firmie. Patrick Palace i Jordan Couch z Palace Law w Tacoma w stanie Waszyngton poświęcili trochę czasu, aby podzielić się konkretnymi poradami opartymi na lekcjach, których nauczyli się podczas wdrażania nowej technologii w Palace Law. Oto, co mieli do powiedzenia.

Zacznij od podstaw

Podczas wdrażania nowych technologii ważne jest, aby pozostać skoncentrowanym, zamiast dać się ponieść fantazyjnym funkcjom. Jordan zwraca uwagę na cztery elementy, tworzące podstawę technologii, która będzie skutecznie prowadzić praktykę prawniczą:

Komunikacja. Aby jak najlepiej służyć swoim klientom i współpracownikom, „musisz komunikować się w sposób, który jest dla nich najlepszy” – stwierdził Jordan. Zidentyfikuj, czy Twoja firma będzie komunikować się za pomocą poczty e-mail, wiadomości tekstowych lub kombinacji każdego z nich.

Dokumenty. Znalezienie rozwiązania, które będzie bezpiecznie przechowywać dokumenty i umożliwi łatwą współpracę, jest kluczem do sukcesu kancelarii prawnej. Przykłady obejmują Google lub Office 365.

Zarządzanie przepływem pracy. „Narzędzie, które będzie zarządzać Twoim przepływem pracy, jest koniecznością”.

Praktykuj zarządzanie. Oprogramowanie do zarządzania praktyką jest jednym z najpotężniejszych narzędzi w twoim zapleczu technologicznym. Jordan zaleca oprogramowanie, które „bezpośrednio łączy się z elementami znajdującymi się na tej liście — jeśli nie, to zaczynasz źle i szybko się zniechęcisz, gdy procesy zaczną się psuć”.

Upewnij się, że cały zespół ma dostęp do narzędzi

Przy pierwszym wdrażaniu nowej technologii w Twojej firmie ważne jest, aby upewnić się, że wszyscy w Twoim biurze mogą swobodnie korzystać z wyżej wymienionych narzędzi. Tworzy to środowisko współpracy, w którym ludzie mogą dzielić się swoimi doświadczeniami i poradami z kolegami, którzy nie są tak obeznani z technologią. Jordan dzieli się: „W każdej kancelarii będą ludzie nieprzychylnie nastawieni do technologii. Ale w naszej firmie zorganizowaliśmy spotkanie, aby sprawdzić, co nasi pracownicy sądzą o nowych narzędziach. Ludzie dzielili się wskazówkami, jak najlepiej wykorzystać oprogramowanie, a my znaleźliśmy nawet nowe sposoby korzystania z podstawowych narzędzi”. Współpracując z całym zespołem, będziesz stale znajdować nowe i ulepszone sposoby wykorzystania technologii dla sukcesu Twojej firmy.

Skoncentruj się na swoich celach

Gdy już opanujesz podstawowe narzędzia, następnym krokiem jest zidentyfikowanie konkretnych problemów. Na przykład w Palace Law ważne było zidentyfikowanie procesów, które trzeba było poprawić przed wdrożeniem technologii. Wdrożenie nowej technologii bez oceny potrzeb Twojej firmy spowoduje więcej problemów niż rozwiązań. Jordan wyjaśnia, że ​​„technologia nie jest pierwszym krokiem — najpierw trzeba ustalić cele, a następnie zidentyfikować narzędzia potrzebne do osiągnięcia tych celów”. Jordan stwierdził, że prawnicy „często wskakują do technologii, mając nadzieję na odpowiedź”. Ale potęgi technologii nie da się właściwie wykorzystać, jeśli firmy nie są skoncentrowane na jasnym zestawie celów.

Zidentyfikuj obszary w swojej firmie, które można zautomatyzować

Wielu prawników jest obciążonych pracą administracyjną i powtarzalnymi zadaniami. Na przykład stare procesy przyjmowania klientów Palace Law obejmowały liczne formularze papierowe i sztywne przepływy komunikacji. Powodowało to gubienie formularzy odbioru, co prowadziło do marnowania czasu na szukanie ważnych informacji o kliencie. Dzięki technologii ta stara droga już dawno minęła, a Palace Law posiada systemy, które zapewniają sprawne przetwarzanie formularzy przyjęć klientów, dzięki czemu żaden klient nie zostanie zapomniany. Zapytaj siebie i członków zespołu o zadania, które są powtarzalne i żmudne. Następnie zidentyfikuj procesy i technologie, które mogą złagodzić te problemy.

Zawsze przeglądaj i ulepszaj procesy

W tym momencie masz podstawowe zaplecze technologiczne, zidentyfikowane problemy i jasno określone cele, w jaki sposób technologia poprawi Twój biznes. Ale to nie koniec. Wraz z rozwojem praktyki prawnej i ewolucją oczekiwań klientów, zmieniają się również Twoje procesy. Dlatego ważne jest, aby przejrzeć i zastanowić się nad ulepszeniami, które można wprowadzić, aby jeszcze bardziej ulepszyć swoje procesy. „Jesteśmy w trzeciej wersji naszych procesów i ciągle dodajemy kroki, gdy ktoś zauważy„ byłoby miło, gdybyśmy mogli to zrobić automatycznie ”, i uwzględniamy to w naszych ulepszeniach”. Przykładowo, Palace Law może automatycznie tworzyć nowych klientów i kontakty w Clio. Ale na tym się nie kończy — dzięki automatyzacji dokumentów wszystkie istotne informacje są gromadzone w ramach procesów przyjmowania klientów i są wykorzystywane do tworzenia wstępnych umów. „Szukamy ulepszeń, które zmniejszą obciążenie pracą i zapewnią lepsze wrażenia dla klientów” — powiedział Patrick. Klienci nie muszą wracać do biura, ponieważ wszystko jest podpisane cyfrowo, dzięki czemu ich proces jest wydajny nie tylko dla nich samych, ale także dla ich klientów. Jak wspomniano wcześniej, rozwiązania technologiczne stały się oczekiwaniem klientów. Jak wykryto w raporcie o trendach prawnych z 2021 r., 79% konsumentów uważa możliwość pracy zdalnej z prawnikiem za kluczowy czynnik przy wyborze osoby, z którą chcesz pracować. Iteracja jest kluczem do maksymalnego wykorzystania technologii. Nie zniechęcaj się, jeśli nie zrobisz tego dobrze za pierwszym razem, zawsze pojawią się trudności w nauce, gdy uczysz się czegoś nowego.

Nie bój się zlecić procesu wdrożenia na zewnątrz

Według Raportu Trendów Prawnych z 2017 r. prawnicy spędzali średnio sześć godzin dziennie na pracę niezgodną z prawem. Aby dać prawnikom Palace Law czas na praktykę prawniczą, zespół postanowił zatrudnić nową grupę profesjonalistów zajmujących się zarządzaniem projektami i wdrażaniem nowych technologii. „Zadaniem kierownika projektu jest wdrożenie projektów, które zostały zatwierdzone przez zespół zarządzający”. Oprócz tego Patrick zatrudnił kogoś, kto koduje, pisze i pracuje nad poprawą doświadczenia użytkownika, aby znacznie ułatwić życie swoim prawnikom. Patrick doradza firmom, aby „ustanowiły systemy, zatrudniły ludzi z umiejętnościami technologicznymi i pozwoliły prawnikom ćwiczyć prawo”.

Stwórz i śledź proces wdrażania nowej technologii

Oprócz outsourcingu wdrażania i zarządzania nowymi rozwiązaniami, Palace Law zaleca, aby firmy stosowały określony proces oceny i priorytetyzacji pomysłów. Po zidentyfikowaniu przedmiotu, który chcesz zautomatyzować lub ulepszyć za pomocą technologii, zadaj sobie pytania, które pozwolą określić, czy to zadanie jest naprawdę potrzebne. Pomocne jest myślenie o tym w kategoriach wkładu (ilości czasu poświęconego na wprowadzenie ulepszeń) w porównaniu z wynikami (jaki będzie rezultat tej poprawy). Jeśli twój wkład jest większy niż twój wynik, może nie być najlepszą decyzją, aby iść naprzód z nową technologią lub ulepszeniem. Palace Law polega na konkretnych zespołach, które ustalają priorytety zadań, a następnie realizują je przez kierownika projektu. Nieustannie wykorzystują potęgę technologii, nie utrudniając prawnikom godzin spędzonych na praktykowaniu prawa.

Udoskonalaj praktykowanie dzięki technologii

Nie bój się zanurzyć w technologię dla swojej firmy. Bez względu na wielkość lub doświadczenie technologiczne, przyjęcie technologii jest pierwszym krokiem do stania się bardziej wydajną, produktywną i dochodową kancelarią prawną. Jordan mówi, że dzięki technologii jego firma „jest w stanie zapewnić klientom wyższą jakość usług przy mniejszym stresie”.

Palace Law przyspiesza w kierunku technologii tak szybko, jak to możliwe, aby lepiej praktykować prawo i rozwijać swoją działalność. To może być możliwe również dla Ciebie — przypomnij sobie te kroki, aby wdrożyć nową technologię:

1. Zacznij od podstaw. Skoncentruj się na narzędziach usprawniających komunikację, zarządzanie dokumentami, przepływem pracy i zarządzanie praktykami.

2. Upewnij się, że wszyscy mają dostęp do narzędzi.

3. Stwórz środowisko, w którym zachęca się do otwartego dialogu, aby zapewnić Twojemu zespołowi komfort korzystania z technologii.

4. Skoncentruj się na swoich celach. Rozproszenie uwagi przez różne opcje technologii prawnych może być łatwe — skup się, upewniając się, że każde narzędzie pomaga osiągnąć ogólne cele firmy.

5. Przeglądanie i ulepszanie procesów. Włącz kluczowych interesariuszy do rozmów na temat tego, jaka technologia działa i obszarów, w których można ją ulepszyć.

6. Wdrożenie outsourcingu. Pozwól prawnikom skoncentrować się na praktykowaniu prawa poprzez outsourcing wdrażania i wykonywania nowych technologii.

7. Utwórz proces wdrożenia. Opracuj proces oceny i wdrożenia podczas przeglądu nowych technologii, aby upewnić się, że są one zgodne z celami firmy.

Ten post został pierwotnie opublikowany na clio.com.

 

Masz pytanie z zakresu prawa?

andrzej dmowski1

Warszawa

Andrzej Dmowski

Partner Zarządzający
tel: 22 276 61 80
email: andrzej.dmowski@russellbedford.pl

rafal dabrowski1

Katowice

Leszek Dukiewicz

Dyrektor biura w Katowicach
tel: 32 73 13 420
email: leszek.dutkiewicz@russellbedford.pl

Kariera

Chcesz rozpocząć karierę w dynamicznej międzynarodowej, prężnie rozwijającej się organizacji, stawiasz na rozwój zawodowy, sukces i karierę – prześlij do nas swoją aplikację, nie omijamy żadnego życiorysu!

Aktualne oferty pracy

Skontaktuj się z nami

Biuro prasowe

Prawo do publikacji możliwe jest po skontaktowaniu się z naszym działem PR.

Zapraszamy do zamawiania komentarzy. Nasi eksperci udzielają wypowiedzi m.in. dla magazynu Forbes, dla Pulsu Biznesu, dla Gazety Finansowej i Rzeczpospolitej. Pozostajemy do Waszej dyspozycji.

 

więcej

Polski ład 2022

okladka polski lad

Polski ład to jeden z największych projektów rewolucjonizujących polskie prawo podatkowe. Wprowadza do niego wiele nowych praw, a także rozwiązania, które przez lata nie mogły się przebić, negowane przez przedsiębiorców, a nawet ich Rzecznika, jak np. de facto likwidację podatku liniowego. W niniejszej publikacji przedstawiamy najważniejsze zmiany.

Pobierz poradnik

Facebook

Twitter

RB__Poland Wprowadzenie preferencji dla samotnych rodziców w Polskim Ładzie 2.0 - Russell Bedford https://t.co/ykFcWvpYt4
RB__Poland Prezentacja i ujawnienie informacji w sprawozdaniu finansowym według KSR nr 8. - Russell Bedford https://t.co/Mv6LP8XvYY
RB__Poland Działalność deweloperska według Krajowego Standardu Rachunkowości nr 8 - Russell Bedford https://t.co/o62rFHzWMo
RB__Poland Ograniczenie dostępu do zawodu księgowego? - Russell Bedford https://t.co/YWiQ1gV1QC