System B2B dla optymalizacji procesów biznesowych

Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i realizowany w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, 8 Oś priorytetowa: Społeczeństwo informacyjne – zwiększanie innowacyjności gospodarki, Działanie 8.2 – Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B.

Cel projektu:

Russell Bedford Poland Sp. z o.o. nie posiada systemu informatycznego umożliwiającego zautomatyzowanie bieżących działań w zakresie usprawnienia procesów wewnętrznych jak i wspomagającego współpracę z partnerami biznesowymi. Celem projektu jest wdrożenie przez Russell Bedford Poland systemu B2B, łączącego w sobie funkcjonalności procesów księgowych, który ma na celu automatyzację głównych procesów biznesowych realizowanych z partnerami biznesowymi współpracującymi z Wnioskodawcą.

Korzyści wynikające z wdrożenia systemu B2B:

1. Finanse i Księgowość

Program realizował będzie wszystkie zasadnicze operacje księgowe - od budowania planu kont i łatwego księgowania dokumentów poprzez automatyczny bilans zamknięcia, pełne rozrachunki i rozliczenia, aż do gotowych lub zdefiniowanych przez Użytkownika zestawień i sprawozdań.

1. Możliwość łatwego przystosowania programu do potrzeb firmy

2. Zwiększenie komfortu codziennej pracy i skuteczne zabezpieczenie danych

3. Bieżąca kontrola zobowiązań i należności

4. Szybki dostęp do wszystkich potrzebnych informacji

5. Różnorodne zestawienia i raporty

2. Program wspomagać będzie ewidencję i obsługę rozliczeń podatkowych oraz rozliczeń z ZUS - współpraca z programem Płatnik. Ułatwia to analizę dochodowości podejmowanych działań gospodarczych.

1. Łatwe przystosowanie programu

2. Wspomaganie rozliczania podatków i prowadzenia obowiązków ewidencji

3. Obsługa operacji wewnątrzwspólnotowych

4. Szybki dostęp do wszystkich potrzebnych informacji

5. Ewidencja i amortyzacja środków trwałych

6. Ewidencja wynagrodzeń

3. Faktura

Program wspomagać będzie obsługę sprzedaży w transakcjach realizowanych wspólnie przez Wnioskodawcę i partnerów biznesowych (nie prowadzących gospodarki magazynowej). Za jego pomocą wystawiane będą niezbędne dokumenty sprzedaży, złotowe i walutowe, rozliczane transakcje gotówkowe i bezgotówkowe

1. Szybkie i łatwe wystawianie dokumentów sprzedaży

2. Możliwość zaplanowania i prowadzenia określonej polityki sprzedaży

3. Obsługa transakcji gotówkowych i bezgotówkowych w firmie

4. Szybki dostęp do wszystkich potrzebnych informacji

5. Bogaty zestaw raportów i zestawień

6. Integracja z programem finanse i księgowość oraz mała księgowość

7. Współpraca z MS Office i innymi programami pracującymi w środowisku windows

4. Kadry i Płace

Program wspomaga zarządzanie płacami oraz danymi kadrowymi pracowników. Automatyzuje obliczanie płac, planowanie i ewidencję czasu pracy oraz umożliwia prowadzenie dokumentacji kadrowo-płacowej. Wspomaga rozliczenia z Urzędami Skarbowymi i ZUS. Program jest zgodny z obowiązującym prawem pracy.

1. Możliwość łatwego przystosowania programu do potrzeb firmy

2. Wygodna ewidencja elementów kadrowo-płacowych

3. Automatyzacja comiesięcznego naliczania płac i zarządzanie danymi kadrowymi

4. Wspomaganie rozliczeń z urzędem skarbowym i zakładem ubezpieczeń społecznych

5. Zestawienia i dokumentacja kadrowo-płacowa

6. Tajność informacji

5. Analizy finansowe

Za pomocą programu wspomagane i przyspieszone zostaną pracę działu finansowo-ekonomicznego. Umożliwi on szybkie przygotowanie dowolnych analiz danych zaewidencjonowanych w module Finanse i Księgowość.

1. Szybkie tworzenie wszelkich analiz, raportów i zestawień dla potrzeb wewnętrznych, jak również zewnętrznych instytucji finansowych

2. Znaczne skrócenie czasu pracy potrzebnego na dotarcie do danych finansowych i przeprowadzenie analizy finansowej w przedsiębiorstwie

3. Różnorodne gotowe zestawienia i raporty

4. Elastyczne operowanie zgromadzonymi danymi w zależności od potrzeb użytkownika

5. Zwiększenie komfortu pracy i wysoka skuteczność ochrony danych

6. Duża funkcjonalność we współpracy z programami pakietu MS Office

6. E-Dokumenty

Aplikacja do zarządzania i archiwizacji dokumentów elektronicznych, będących w obiegu pomiędzy Wnioskodawcą a partnerami biznesowymi m.in.: faktur elektronicznych, umów elektronicznych. Jest też centralnym miejscem, gdzie przechowywane są informacje o rachunkach bankowych, przelewach elektronicznych, operacjach na rachunku bankowym. W zakresie e-przelewów współpracuje z bankami.

Program e-Dokumenty gwarantuje bezpieczny obrót fakturami elektronicznymi. Umożliwia ich wysyłanie oraz przechowywanie zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.  

1. Wygoda i łatwe zarządzanie dokumentami elektronicznymi

2. Obniżenie kosztów archiwizacji dokumentów

3. Usprawnienie zarządzania i kontroli obiegu faktur w firmie

4. Zmniejszenie liczby błędów przy wprowadzaniu faktur

5. Usprawnienie procesu wysyłki dokumentów

6. Bezpieczny obrót fakturami elektronicznymi

7. E-Deklaracje

Będzie to bezpieczne i proste w obsłudze narzędzie do elektronicznego wysyłania deklaracji podatkowych PIT i VAT bezpośrednio z systemów finansowo-księgowych i kadrowo-płacowych do platformy Ministerstwa Finansów. Proces składania deklaracji przebiega w pełni automatycznie, a Urzędowe Potwierdzenie Odbioru (UPO) jest przesyłane zaraz po wysłaniu dokumentów. Elektroniczne archiwum umożliwia proste i szybkie wyszukanie odpowiedniej deklaracji. Aplikacja e-Deklaracje przynosi ponadto wymierne oszczędności finansowe poprzez wyeliminowanie konieczności drukowania dokumentów dla urzędów, zakupu kopert i znaczków oraz dokonywania opłat za przesłanie deklaracji drogą tradycyjną.

e-Deklaracje to:

• automatyzacja i uproszczenie procesu składania deklaracji

• skrócenie czasu potrzebnego do przygotowania formularzy podatkowych oraz deklaracji

• bieżące monitorowanie statusu sporządzonych deklaracji

• gwarancja prawidłowo składanych deklaracji

• wysoki poziom bezpieczeństwa oraz zachowanie poufności dzięki systemowi szyfrowania danych

• dostęp on-line do urzędów elektronicznych

8. Środki trwałe

Program ułatwi ewidencjonowanie, aktualizację, inwentaryzację i umarzanie środków trwałych, niskocennych składników majątku oraz wartości niematerialnych i prawnych. Umożliwi ewidencjonowanie obcych środków trwałych wykorzystywanych na podstawie umowy leasingu, wynajmu lub dzierżawy. Za jego pomocą prowadzona będzie ewidencja miejsc użytkowania środków i ich części składowych. Rozlicza koszty zgodnie z przepisami o dotacjach.

1. Pełna kontrola środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych

2. Obsługa niskocennych składników majątku

3. Automatyczne wyznaczenie odpisów amortyzacyjnych

4. Aktualizacja wyceny wartości środków trwałych

5. Szybki dostęp do niezbędnych informacji

6. Różnorodne zestawienia i raporty

Pełne raportowanie w ujęciu syntetycznym i analitycznym.

Natomiast krótkoterminowo dla Russell Bedford Poland korzyścią z wdrożenia systemu B2B będzie optymalizacja finansowa (zwiększenie przychodów, obniżenie kosztów).

Zasięg projektu: Międzynarodowy
Rynek docelowy: Polska i zagranica
Tytuł projektu: „Wdrożenie systemu klasy B2B optymalizującego procesy księgowe usług realizowanych pomiędzy Russell Bedford Poland Sp. z o.o. a partnerami biznesowymi”.

Wartość projektu: 73 656,00 PLN

Wartość dofinansowania: 51 559,55 PLN
Okres realizacji: 2013 - 2014