Ustawowy wymóg podpisania dokumentu przez wszystkich członków zarządu

Oczywistym jest przy tym, iż jeżeli zarząd jest jednoosobowy, w imieniu organu zawsze działał będzie jedyny jego członek. W zarządzie wieloosobowym taki sposób reprezentacji wymagał będzie odpowiednich zapisów w umowie spółki. Na gruncie KSH zasadą jest zatem podpisywanie dokumentów przez zarząd zgodnie z zasadami reprezentacji ustalonymi w umowie/statucie spółki bądź – o ile umowa lub statut takich postanowień nie przewiduje – zgodnie z regułą wynikającą wprost z przepisów KSH.

Ustawodawca uznał za zasadne odstępstwo od przyjętego w spółce sposobu reprezentacji, wprowadzając w określonych przypadkach konieczność złożenia podpisów na dokumencie przez wszystkich członków zarządu. Zgodnie bowiem z art. 19 KSH, umiejscowionego w części ogólnej przepisów o spółkach kapitałowych, złożenie podpisów przez wszystkich członków zarządu pod dokumentem wystawionym przez spółkę jest wymagane tylko w przypadku, gdy ustawa tak stanowi. Obowiązek złożenia podpisów przez wszystkich członków zarządu wynika zatem z zakładanej przez ustawodawcę wyjątkowej doniosłości dokonywanej czynności, stanowiąc instrument wzmocnienia pewności i bezpieczeństwa obrotu poprzez potwierdzenie określonych okoliczności przez cały skład organu zarządzającego spółki. Słusznie wskazuje przy tym D. Kupryjańczyk, że sens regulacji sprowadza się do tego, aby określona kategoria dokumentów objęta była rzeczywistą świadomością wszystkich członków zarządu, a zawarte w tym dokumencie oświadczenia przez ich wszystkich potwierdzone i akceptowane[2]. Przytoczony przepis obejmuje zatem szczególną problematykę działania zarządu in corpore – wszystkich jego członków łącznie[3].

Terminologia KSH budziła niekiedy wątpliwości przedstawicieli doktryny. KSH posługuje się bowiem pojęciem działania samej spółki (w rozumieniu jej zarządu), niekiedy wspomina wprost o działaniu zarządu, ale również indywidualnie poszczególnych jego członków. Brak jednolitego stanowiska w tej kwestii widoczny był przede wszystkim w postępowaniach rejestrowych, co skutkowało kierowaniem do zainteresowanych licznych zobowiązań do uzupełnienia braków wniosku bądź też postanowień w przedmiocie ich zwrotu. Obecna treść przepisu art. 19 KSH zdaje się definitywnie te niejasności rozwiązywać. Potwierdza to D. Kupryjańczyk wskazując, iż art. 19 KSH usuwa wątpliwości, jakie budziła swego czasu problematyka składania wniosków rejestrowych przez zarządy spółek kapitałowych[4]. Podobnie podsumowuje to M. Rodzynkiewicz, wskazując że znaczenie omawianego przepisu przejawia się przede wszystkim w ramach wniosków składanych do KRS[5]. Z kolei jak podkreśla A. Opalski, wprowadzenie do KSH art. 19 stanowiło skorygowanie błędnej praktyki wymagania od spółek kapitałowych przedkładania wraz z wnioskami do KRS oświadczeń podpisanych przez cały skład zarządu oraz współdziałania tychże przy zawiadamianiu o zgromadzeniach spółek[6].

Przytoczony powyżej przepis art. 19 KSH odnosi się wyłącznie do okoliczności wymagających podpisu wszystkich członków zarządu, wynikającego wprost z ustawy. Pod pojęciem ustawy rozumieć należy każdy akt prawny rangi ustawowej, a nie tylko KSH[7]. Przepisu tego nie należy jednak interpretować rozszerzająco – jego zastosowanie wymagane jest wyłącznie wówczas, gdy ustawa przewiduje to expressis verbis. Oznacza to – a contrario – że we wszystkich innych sprawach, w których ustawodawca nie wskazuje wprost na obowiązek złożenia podpisów przez wszystkich członków zarządu, w zakresie reprezentacji spółki obowiązują zasady ustalone w umowie/statucie spółki bądź też ogólne przepisy kodeksowe. Tym samym, o ile przepis ustawy nie zawiera literalnej dyspozycji w zakresie obowiązku złożenia podpisu przez wszystkich członków zarządu, zastosowanie miały będą ogólne zasady reprezentacji danej spółki. Brak jest przy tym jakichkolwiek podstaw do prowadzenia spekulacji, czy pod pojęciem zarządu rozumieć należy organ działający in gremio czy też wystarczające jest zastosowanie ogólnych zasad reprezentacji. 

Ustawodawca posłużył się w ramach art. 19 KSH pojęciem dokumentów wystawionych przez spółkę. Pojęcie dokumentu zostało wprowadzone do Kodeksu cywilnego[8] (dalej „KC”) nowelizacją z 10 lipca 2015 r. zmieniającą ustawę z dniem 8 września 2016 r.[9] Stosownie zatem do treści art. 77³ KC, dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią (co należy interpretować w kontekście regulacji art. 19 KSH na podstawie art. 77³ KC w zw. z art. 2 KSH). Utrzymuje zatem swoją aktualność twierdzenie (powstałe jeszcze przed wprowadzeniem definicji dokumentu do KC), iż dokumentem jest każdy przedmiot (substrat materialny), za pomocą którego utrwalony został przejaw ludzkiej aktywności intelektualnej (oświadczenie woli bądź wiedzy), opatrzony podpisem i posiadający wartość dowodową. Jak słusznie zaznacza M. Rodzynkiewicz pojęcie dokumentu wystawionego przez spółkę jest znaczeniowo szersze od występującego na gruncie prawa cywilnego oświadczenia woli (chociaż niewątpliwie je obejmuje)[10]. Oznacza to zatem, że jego wykładnia również powinna być możliwie szeroka, albowiem obejmować może nie tylko wszelkie oświadczenia woli (oświadczenia woli jednostronne, czynności prawne, oświadczenia prawnokształtujące), ale i oświadczenia wiedzy czy też nawet najprostsze informacje lub zapewnienia przekazywane lub w jakikolwiek sposób przez spółkę udostępniane. Niewątpliwie zatem przepis obejmuje również wszelkiego rodzaju pisma procesowe oraz wnioski kierowane do sądu rejestrowego (zarówno o dokonanie wpisu, jak i złożenie dokumentów do akt rejestrowych)[11].

Ustawodawca w art. 19 KSH posługuje się terminem złożenia podpisów przez członków zarządu. Oczywistym jest, iż chodzi o własnoręczne podpisy członków zarządu, umożliwiające ich bezwarunkową identyfikację. Podpisy te muszą zostać naniesione na konkretnym dokumencie, dla którego ustawa przewiduje taką konieczność. Słusznie podnosi D. Kupryjańczyk, iż nie ma możliwości złożenia podpisu przez prokurenta czy ustanowionego dla danej czynności pełnomocnika. Autor ten słusznie wyklucza możliwość udzielenia przez wszystkich członków zarządu pełnomocnictwa materialnego do podpisania dokumentu, dla którego ustawa wymaga podpisów pełnego składu zarządu, co wynika z samej istoty i funkcji art. 19 KSH. Esencją bowiem wymogu uzyskania podpisów całego składu osobowego zarządu jest objęcie treści dokumentu rzeczywistą świadomością wszystkich członków tego organu i bezsporną jego akceptację[12]. W mojej ocenie zasadę wynikającą z art. 19 KSH stosować należy odpowiednio również wobec likwidatorów spółki. Zgodnie bowiem z art. 280 KSH do likwidatorów stosuje się przepisy dotyczące członków zarządu.

Przepisy KSH przewidują obowiązek złożenia podpisów przez wszystkich członków zarządu m.in. na wniosku o wpis spółki kapitałowej do rejestru. Zgodnie z identyczną treścią przepisów art. 164 § 1, art. 300¹² § 1, i 316 § 1 KSH Zarząd zgłasza zawiązanie spółki do sądu rejestrowego właściwego ze względu na siedzibę spółki w celu wpisania spółki do rejestru. Wniosek o wpis spółki do rejestru podpisują wszyscy członkowie zarządu. Wymóg złożenia podpisów na wniosku o wpis przez pełny skład zarządu ma o tyle doniosłe znaczenie, że stanowi niejako potwierdzenie przez zarząd skuteczności i prawidłowości czynności składających się na proces rejestracyjny spółki. Do wniosku o rejestrację spółki kapitałowej dołączyć należy nadto podpisaną przez wszystkich członków zarządu listę wspólników sp. z o.o. (art. 167 § 2 KSH) lub listę akcjonariuszy prostej spółki akcyjnej (art. 300¹² § 4 KSH).

Ponadto na etapie rejestracji spółki, podpisów wszystkich członków zarządu wymaga oświadczenie zarządu spółki z o.o., że wkłady zostały wniesione w całości przez wszystkich wspólników (art. 167 § 1 pkt 2 KSH i art. 167 § 4 pkt 3 KSH – w przypadku zawarciu umowy spółki przy wykorzystaniu wzorca umowy), oświadczenie zarządu prostej spółki akcyjnej, że wkłady na pokrycie akcji zostały wniesione w części przewidzianej w umowie spółki (art. 300¹² § 3 pkt 3 KSH), oraz oświadczenie zarządu spółki akcyjnej, że wymagane statutem wpłaty na akcje oraz wkłady niepieniężne zostały dokonane zgodnie z prawem (art. 320 § 1 pkt 3 KSH). Za istotne ustawodawca uznał zatem, aby w zakresie sfery majątkowej spółki członkowie zarządu zaświadczyli in gremio o zasileniu kapitału zakładowego wkładami wspólników (co może wszak mieć wpływ na sytuację osób trzecich będących wierzycielami spółki).

Analogicznie jak w przypadku wkładów wspólników/akcjonariuszy na etapie pierwotnej rejestracji spółki stosownego podpisów wszystkich członków zarządu w związku z rejestracją podwyższenia kapitału zakładowego wymajają:

• oświadczenie, że wkłady na podwyższony kapitał zakładowy w spółce z o.o. zostały w całości wniesione (art. 262 § 2 pkt 3 KSH);
• oświadczenia, że wkłady na pokrycie nowych akcji w prostej spółce akcyjnej zostały wniesione w części przewidzianej w uchwale o emisji akcji lub umowach objęcia akcji (art. 300¹⁰⁷ § 2 pkt 3 KSH);
• oświadczenia, że wkłady na akcje w spółce akcyjnej zostały wniesione, a w przypadku gdy wniesienie wkładów niepieniężnych ma nastąpić po zarejestrowaniu podwyższenia kapitału, że przejście tych wkładów na spółkę jest zapewnione w terminie określonym w uchwale o podwyższeniu kapitału zakładowego (art. 441 § 2 pkt 5 KSH).

Istotną wagę wskazanych wyżej oświadczeń zarządu o wniesieniu wkładów na udziały i akcje (zarówno na etapie rejestracji spółki jak i następczego podwyższenia jej kapitału zakładowego) wzmacnia przewidziana przez ustawodawcę w art. 291 KSH (sp. z o.o.), art. 300¹²³ KSH (w P.S.A.) oraz art. 479 KSH (w S.A.) odpowiedzialność majątkowa członków zarządu wobec wierzycieli spółki. Jeżeli bowiem członkowie zarządu spółki kapitałowej umyślnie lub przez niedbalstwo podali fałszywe dane w opisanych powyżej oświadczeniach co do wkładów spółki, odpowiadają wobec wierzycieli spółki solidarnie ze spółką przez trzy lata od dnia zarejestrowania spółki lub zarejestrowania podwyższenia kapitału zakładowego.

Nadto KSH przewiduje obowiązek złożenia podpisów przez wszystkich członków zarządu:

• na liście wspólników spółki z o.o. składanej do sądu rejestrowego (art. 188 § 3 KSH);
• przedkładanej sądowi rejestrowemu nowej liście akcjonariuszy w prostej spółce akcyjnej (art. 300³⁴ § 8 KSH);
• w przypadku transgranicznych procesów transformacyjnych spółek:
• na oświadczeniu, że uchwała o połączeniu transgranicznym nie została zaskarżona w wyznaczonym terminie albo powództwo o jej zaskarżenie zostało prawomocnie oddalone bądź odrzucone albo minął termin do wniesienia środka odwoławczego oraz oświadczenia o sposobie realizacji uprawnień wierzycieli i wspólników wynikających z przepisów prawa oraz uchwały o połączeniu transgranicznym, składanych do sądu rejestrowego wraz z wnioskiem o wydanie zaświadczenia o zgodności z prawem polskim połączenia transgranicznego – stosownie do art. 516¹² § 2 pkt 8 i 10 KSH;
• na oświadczeniu, że uchwała o podziale transgranicznym nie została zaskarżona w wyznaczonym terminie albo powództwo o jej zaskarżenie zostało prawomocnie oddalone bądź odrzucone albo minął termin do wniesienia środka odwoławczego oraz oświadczenia o sposobie realizacji uprawnień wierzycieli i wspólników wynikających z przepisów prawa oraz uchwały o podziale transgranicznym, składanych do sądu rejestrowego wraz z wnioskiem o wydanie zaświadczenia o zgodności z prawem polskim podziału transgranicznego – stosownie do art. 550¹⁵ § 2 pkt 8 i 10 KSH;
• na oświadczeniu, że uchwała o przekształceniu transgranicznym nie została zaskarżona w wyznaczonym terminie albo powództwo o jej zaskarżenie zostało prawomocnie oddalone bądź odrzucone albo minął termin do wniesienia środka odwoławczego oraz oświadczenia o sposobie realizacji uprawnień wierzycieli i wspólników wynikających z przepisów prawa oraz uchwały o przekształceniu transgranicznym, składanych do sądu rejestrowego wraz z wnioskiem o wydanie zaświadczenia o zgodności z prawem polskim przekształcenia transgranicznego – stosownie do art. 580¹³ § 2 pkt 8 i 10 KSH.

Niezależnie od wskazanej powyżej odpowiedzialności majątkowej (art. 291, art. 300¹²³, art. 479 KSH), przytoczone powyżej oświadczenia wiedzy członków zarządu składane są pod rygorem odpowiedzialności karnej za ich prawdziwość i rzetelność. Zgodnie bowiem z art. 587 KSH:

• § 1. Kto przy wykonywaniu obowiązków wymienionych w tytule III i IV ogłasza dane nieprawdziwe albo przedstawia je organom spółki, władzom państwowym lub osobie powołanej do rewizji – podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
• § 2. Jeżeli sprawca działa nieumyślnie – podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.

O ile zatem z przepisu KSH nie wynika explicite obowiązek złożenia podpisów przez wszystkich członków zarządu, czynność ta należy do sfery reprezentacji spółki, co oznacza, iż wystarczające dla jej skuteczności jest złożenie podpisów w sposób wynikający z umowy/statutu spółki. O ile jednak z umowy/statutu żadne reguły w tym względzie nie wynikają, zastosowanie powinna mieć reprezentacja zgodnie z art. 205 § 1 KSH lub art. 373 § 1 KSH. Nie ma oczywiście żadnych przeszkód, aby pomimo wymogu zachowania ogólnej zasady reprezentacji dokument został opatrzony podpisem większej ilości członków zarządu, niż jest ona wymagana. Złożenie podpisów przez wszystkich członków zarządu (mimo iż ustawa takiego wymogu nie przewiduje) wyłącznie umacnia wartość treści zawartej w dokumencie, albowiem znajduje potwierdzenie w oświadczeniu pełnego składu organu uprawnionego do reprezentacji spółki.

[1] Ustawa z dnia z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (Dz.U.2024.18 t.j. z dnia 2024.01.05).

[2] D. Kupryjańczyk [w:] Kodeks spółek handlowych. Komentarz. red Z. Jara, wyd. 4, Legalis, art. 19 KSH.

[3] M. Litwińska – Werner [w:] Kodeks spółek handlowych. Komentarz. C.H. Beck 2007 wyd. 3, Legalis, art. 19 KSH.

[4] D. Kupryjańczyk [w:] Kodeks…, op. cit., Legalis, art. 19 KSH.

[5] M. Rodzynkiewicz [w:] Kodeks spółek handlowych. Komentarz, wyd. VII, WKP 2018, LEX 2023, art. 19 KSH.

[6] A. Opalski [w:] Kodeks spółek handlowych. Komentarz. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Komentarz do art. 151-300. Tom IIA-IIB, A. Opalski [red.], C.H. Beck 2018, wyd. 1, Legalis, art. 19 KSH.

[7] Inaczej A. Kidyba [w:] M. Dumkiewicz, A. Kidyba, Komentarz aktualizowany do art. 1-300 Kodeksu spółek handlowych, LEX/el. 2023, art. 19 KSH. W ocenie autorki za przyjęciem wykładni szerokiego pojęcia ustawy przemawia chociażby treść art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości: Sprawozdanie finansowe podpisują - podając zarazem datę podpisu - osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy - wszyscy członkowie tego organu albo co najmniej jedna osoba wchodząca w skład tego organu w sposób, o którym mowa w ust. 2b. Odmowa podpisu sprawozdania finansowego wymaga sporządzenia pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego. Wyjątek z przywołanego wyżej ust. 2b zachodzi w razie złożenia przez pozostałe osoby wchodzące w skład tego organu oświadczeń, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie, lub odmów złożenia takich oświadczeń.

[8] Ustawa z dnia z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz.U.2023.1610 t.j. z dnia 2023.08.14).

[9]  Art. 77³ dodany przez art. 1 pkt 7 ustawy z dnia 10 lipca 2015 r. (Dz.U.2015.1311) zmieniającej KSH z dniem 8 września 2016 r.

[10] M. Rodzynkiewicz [w:] Kodeks… op. cit., LEX 2023, art. 19 KSH.

[11] A. Opalski [w:] Kodeks… op.cit., Legalis, art. 19 KSH.

[12] D. Kupryjańczyk [w:] Kodeks…, op. cit., Legalis, art. 19 KSH.