Znowelizowany kodeks spółek handlowych czeka na podpis Prezydenta. Po wprowadzeniu poprawek w życie wspólnicy spółek z o.o. zyskają możliwości wzięcia udziału w zgromadzeniu wspólników za pomocą środków komunikacji elektronicznej.
Dostosowanie rzeczywistości prawnej do zmieniającego się otoczenia cyfrowego to wyzwanie XXI wieku. Umożliwienie kontaktu wspólników w spółkach za pomocą Messengera czy Skype`a znacząco usprawni ich pracę.
Co nowego?
Ustawa zmieniająca w nowo dodanym art. 2341 § 1 KSH dopuszcza zawarcie w umowie spółki postanowień umożliwiających wzięcie udziału w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.
Uchwały podjęte podczas elektronicznego zgromadzenia wspólników będzie należało umieścić w księdze protokołów w postaci transkrypcji elektronicznego zgromadzenia wspólników
Ustawodawca przyjął model, zgodnie z którym wskazano jedynie otwarty, przykładowy katalog środków komunikacji elektronicznej (świadczy o tym posłużenie się przez ustawodawcę wyrażeniem „w szczególności”).
Czy to jednak oznacza, że niebawem wspólnicy spółki z o.o. będą mogli brać udział w zgromadzeniu za pomocą aplikacji Skype albo WhatsApp? A może jednak popularność wśród przedsiębiorców zdobędzie zgromadzenie wspólników w formie grupowej rozmowy na Messengerze?
Telezgromadzenie
Pierwszy z wymienionych przez ustawodawcę przykładowych środków komunikacji elektronicznej stanowi transmisja obrad zgromadzenia wspólników w czasie rzeczywistym. W uzasadnieniu projektu zgromadzenia takie projektodawca nazwał wdzięcznie „telezgromadzeniem”, wskazując że polegać ono może na transmitowaniu drogą elektroniczną obrad zgromadzenia odbywającego się w miejscu określonym w umowie spółki do innych miejsc, w których zgromadzeni są wspólnicy.
Zgodnie z uzasadnieniem projektu, miejsce inne niż miejsce stanowiące miejsce zgromadzenia (siedzibę), a w którym część wspólników się zebrało – musi zostać uprzednio wskazane przez spółkę.
Wraz z wejściem w życie nowych przepisów, nic nie stoi na przeszkodzie, aby zgromadzenia wspólników przeprowadzano w formie streamu online (transmisji na żywo przez internet), w dwóch lub większej liczbie lokalizacji równoległe.
Ważne jest, aby co najmniej jedna z nich znajdowała się w siedzibę spółki lub innym miejscu na terenie Rzeczypospolitej, na które wszyscy wspólnicy wyrażą zgodę.
Wideokonferencja, czyli dwustronna komunikacja w czasie rzeczywistym
Kolejnym z wymienionych przez ustawodawcę przykładów stanowi dwustronna komunikację w czasie rzeczywistym, w ramach której wspólnicy mogą wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia wspólników, przebywając w miejscu innym niż miejsce obrad zgromadzenia wspólników najczęściej.
Taką formę, zwana wideokonferencją, stanowić będą wszelkie zgromadzenia przeprowadzone za pomocą takiego oprogramowania, które zapewni transmisję audio i wideo w czasie rzeczywistym, z tą różnicą że w przypadku wideokonferencji wspólnik będzie mógł brać udział w zgromadzeniu wspólników z dowolnego miejsca.
Niemnie jednak udział w zgromadzeniu wspólników w formie wideokonferencyjnej, podobnie jak w przypadku telezgromadzenia, wymaga aby w określonym miejscu obowiązkowo określenia miejscu fizycznie przebywał prowadzący zgromadzenie wspólników wraz z protokolantem oraz ewentualnymi organami spółki.
Udział w zgromadzeniu przez aplikację w telefonie
Teoretycznie nic nie stoi na przeszkodzie, żeby wziąć udział w zgromadzeniu wspólników za pomocą takich aplikacji jak Skype lub WhatsApp, a nawet Messenger.
Branie udziału w zgromadzeniu oraz wykonywanie prawa głosu za pomocą aplikacji, w praktyce zależy od infrastruktury konkretnego środka komunikacji elektronicznej. Urządzenia oraz aplikacja powinny umożliwiać przesyłanie co najmniej dźwięku, a najlepiej dźwięku oraz obrazu.
W przypadku przekazywania obrazu identyfikacja nie powinna stanowić większego problemu, aczkolwiek sprawa może się nieco komplikować przy transmisji samego dźwięku. Niemniej jednak obecnie większość telefonów jak i komputerów osobistych (zwłaszcza laptopów) fabrycznie wyposażona jest w urządzenia nagrywające obraz i dźwięk.
Dobrą praktykę we wspomnianym zakresie może stanowić wprowadzenie wewnętrznych, elektronicznych systemów do głosowania umożliwiających wspólnikom zalogowanie się na indywidualne konto za pomocą loginu lub hasła, a następnie oddanie głosu. Stosowne postanowienia odnośnie do sposobów procedowania na e-zgromadzeniu powinny się znaleźć w treści umowy spółki.
Szczególną uwagę należy więc zwrócić, żeby w praktyce stosować rozwiązania, które nie pozostawiają wiele do życzenia, w zakresie identyfikacji wspólników oraz bezpieczeństwa komunikacji.
E-zgromadzenie nie zmniejszy obowiązków w realu
Nowe regulacje nie modyfikują jednak obowiązków w zakresie sprawozdawczości, a protokół elektroniczny zgromadzenia wspólników wymagał będzie odpowiedniej transkrypcji w celu uzyskania materialnego nośnika uchwał.
Uchwały podjęte podczas elektronicznego zgromadzenia wspólników będzie należało umieścić w księdze protokołów w postaci transkrypcji elektronicznego zgromadzenia wspólników. Jednocześnie do dołączanej do księgi protokołów transkrypcji protokołu należy dołączyć dowody zwołania zgromadzenia wspólników przez zarząd oraz zapis audio-wideo odbytego zgromadzenia wspólników.
Mozolna cyfryzacja lepsza niż jej brak
Ustawodawcy jednak należy się skromne słowo pochwały. Wreszcie – w odpowiedzi na postęp technologiczny oraz presję wywieraną przez przedsiębiorców z nim związaną – wprowadza rozwiązania nieco bardziej przystające do zmieniającej się rzeczywistości, oferującej wiele narzędzi komunikacyjnych i mobilnych ułatwień prowadzenia działalności. Choć prawna cyfryzacja dokonuje się z pewnym opóźnieniem oraz z zauważalnym mozołem, to i tak lepsza taka niż żadna.
Autor: Michał Skwarek - aplikant radcowski w departamencie prawnym Russell Bedford Poland. Absolwent Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Warszawskiego.